Bien rédiger sa charte d’utilisation des médias sociaux !

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Je voulais rédiger une étape entre les étapes du Social Media Snake afin de vous aider à élaborer votre charte des médias sociaux.

Ne faisant pas partie intégrante de la stratégie, je n’ai pas inclus cette partie dans la méthode à suivre. Elle reste néanmoins une étape incontournable.

De  nombreuses entreprises présentes sur le net n’ont pas de charte d’utilisation des médias sociaux. Si vous n’avez pas encore réalisé ce code de bonne conduite, il est temps d’y penser. Mais ne vous inquiétez pas, c’est relativement simple et je vais vous aider. La clarification des bonnes pratiques ne doit pas se limiter aux réseaux sociaux mais à toutes activités ou comportement qu’un employé se doit de respecter vis à vis son entreprise, sur le net ou non. Nous nous limiterons cependant au thème de ce blog qui est bien une charte sur l’utilisation des médias sociaux.

Comprenez bien que la rédaction d’un tel document n’a PAS pour objectif de fliquer vos employés, ni de leur imposer des contraintes inutiles sous prétexte de jouer au petit chef. Vous vous devez absolument de respecter les libertés de chacun et être très clair sur ce point. Si vous posez certaines interdictions ou limites, il est indispensable d’expliquer quelles sont vos motivations et pourquoi vous vous devez de protéger les intérêts de l’entreprise.

Dans le meilleur (et la plupart) des cas, elle sera simplement inutile et tant mieux ! Cela veut simplement dire que tout se passe bien. Dans le pire des cas, ce document représente la première ligne de défense d’une entreprise face à une faute professionnelle importante ou un litige avec un employé.

La concurrence ne vous fera pas de cadeau et veille sur vos faits et gestes. Il est donc  nécessaire de prévenir vos employés de faire aussi attention à leurs checkins qui peuvent trahir certains partenariats, rapprochements stratégiques etc.

 

Pour commencer, il est important de définir correctement le terme « médias sociaux ». Il ne faut pas confondre une plateforme sociale comme Facebook ou Twitter avec le terme « medias sociaux ».

L’expression « médias sociaux » recouvre les différentes activités qui intègrent la technologie, l’interaction sociale (entre individus ou groupes d’individus), et la création de contenu. Les médias sociaux utilisent l’intelligence collective dans un esprit de collaboration en ligne. Par le biais de ces moyens de communication sociale, des individus ou des groupes d’individus qui collaborent créent ensemble du contenu Web, organisent le contenu, l’indexent, le modifient ou font des commentaires, le combinent avec des créations personnelles (cf Wikipédia).

Nous avons déjà constaté de nombreux licenciements faisant suite à certaines déclarations allant à l’encontre des intérêts d’une entreprise. Si vous avez déjà des clauses de confidentialité, cela ne suffit pas. Expliquez ce qu’il est possible de faire sur les ordinateurs de l’entreprise ne suffit pas non plus.

Vous devez être clair sur le fait que cette charte s’applique aussi en dehors du lieu de travail. Vous ferez aussi tout pour mettre en évidence qu’en aucun cas vous n’entraverez la liberté individuelle de vos employés.

Soyez clair et précis lors de la rédaction de vos écrits. Il est important qu’il n’y ait aucune ambigüité et que les conditions d’utilisation des medias sociaux soient en adéquation avec les intérêts de votre entreprise. Cette tâche n’est pas complexe mais se doit d’être réfléchie et concise. Il ne faut pas non plus que vos salariés la perçoivent comme une atteinte à leur liberté. Elle doit donc être rédigée de façon à être accueillie positivement :-P au sein de votre entreprise. Je sais que je suis insistant mais il faut être prêt en cas de litiges.

Dans cette partie de votre travail, aucune connaissance technique n’entre en jeu. Il va par contre être indispensable que vous poussiez votre réflexion le plus loin possible en considérant ce qui peut mettre en danger votre société dans votre secteur d’activité.

Elaborer une charte est une étape indispensable. Ne supposez pas que le bon sens soit suffisant. C’est le meilleur moyen de se faire prendre au piège. C’est seulement à partir du moment où les choses sont claires entre les deux parties que l’on réduit considérablement les risques.

Je pense être une personne très compréhensive et déteste l’autorité excessive. Pourtant je juge indispensable de mettre à plat les règles que chacun se doit de suivre dès le départ car c’est ainsi que l’on peut avancer dans de bonnes conditions.

 

Je vais donc établir un listing des bonnes pratiques suivi de plusieurs exemples de chartes afin de vous aider à élaborer la vôtre :

 

Le côté humain

- Votre charte se doit d’être à l’image de vos actions sur les médias sociaux : transparente et humaine.

- Identifiez-vous afin que vos employés sachent vers qui se tourner en cas de doute.

- Soyez respectueux et attendez la même chose de vos salariés entre eux et en dehors de l’entreprise, concurrent y compris ;-)  !

- Ne cherchez pas à contrôler ou surveiller chacun des faits et gestes de vos salariés.

- N’entravez jamais les libertés individuelles ni le droit d’expression.

 

Objectifs

- Définissez les rôles et limites de chacun sur l’utilisation officielle des comptes de la société.

- Précisez bien que l’unique propriétaire de ces comptes reste l’entreprise.

- Obligez à ne jamais dénigrer l’entreprise sur ces médias et ne jamais agir à l’encontre des intérêts de l’employeur.

 

Confidentialité

- Ne jamais divulguer d’information confidentielle.

- Ne pas utiliser les comptes de l’entreprise à des fins d’expression personnelle.

 

Productivité

- Si l’utilisation de ces médias est autorisée au sein de l’entreprise pendant le temps de travail, il est nécessaire d’en définir les limites.

 

Voilà quelques points importants auxquels vous devez penser lors de la rédaction de votre charte.

Brian Solis a rédigé 25 points supplémentaires que vous trouverez ici et qu’il serait judicieux de consulter. Si cela ne vous suffit pas, voici les conseils du blog SocialFresh.

Certaines parties seront plus flexibles dans la vie de tous les jours. Mais cette charte est un document législatif tout autant qu’un contrat de travail. Rien ne doit être occulté. Oubliez en le moins possible afin de vous blinder juridiquement contre les fautes professionnelles. Tout change très vite alors n’oubliez pas de réviser votre charte au fur et à mesure.

Dans 95% des cas, vous aurez fait ce travail pour rien car tout roule dans votre boîte. Le personnel comprend de lui-même les limites et n’a que faire de votre nouvelle lubie. C’est parfait et c’est tout ce que l’on demande !!! Mais au cas où, vous êtes désormais prêt à faire face aux abus de certains employés :lol: .

Je vous présente aussi une vidéo forte intéressante découverte sur emilieogez.

 

 

Passons désormais à une sélection de chartes :

 

- Nous avons tout d’abord celle de Coca-Cola qui est une de mes préférées. Je la trouve bien rédigée, simple et efficace et je vous conseille fortement de la consulter. Elle est disponible en pdf sur ce lien.

- On trouve aussi celle de British Telecom .

- Kodak a aussi fait un très bon document en la matière.

- Enfin nous terminerons par celle d’oracle sur ce lien.

 

Le site Social Media Gouvernance en regroupe 176 de plus si vous êtes en manque d’inspiration.

 

Pour des chartes en français, je ne vais pas faire mieux que Netpublic et ses 9 exemples (Fnac, crédit agricole,Sénat…)  que je vous conseille fortement de découvrir.

Avec tous ces exemples, il ne vous reste plus qu’à comprendre parfaitement l’environnement de votre entreprise afin de concevoir la votre.

 

Pour conclure, il faut encourager le partage dans votre entreprise et l’utilisation de ces médias. Une charte ne doit absolument pas avoir comme objectif la répression mais uniquement la prévention. Il faut expliquer de la bonne manière qu’un tel document n’a pas pour but d’entraver les libertés de chacun mais de préserver l’intérêt collectif ainsi que celui de la société.

 

Bref, soyez simplement humain et raisonnez avec intelligence et les choses ne pourront que bien se passer :mrgreen:  !

 

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